Uwaga: artykuł opisuje o tabele Excela wstawiane przez specjalne polecenie w zakładce „Wstawianie” lub przez polecenie „Formatuj jako tabelę” (Narzędzia główne/ Style).
Długo nie korzystałam z Tabel (lub tabel Excela, jak są nazywane przez suport Microsoft) – ale od kiedy się do nich przekonałam – stosuję je niemal w każdym skoroszycie i w każdej aplikacji. Dlaczego? Po pierwsze dzięki nim wykresy i tabele przestawne aktualizują się same. Po drugie wystarczy, że raz pokoloruję tabelę, a każdą następną formatuję tak samo dwoma kliknięciami. Po trzecie – formuły powielają się tam, gdzie potrzeba i aktualizują się automatycznie po skorygowaniu w jednej komórce.
Poznajcie te zalety i korzystajcie z Tabel Excela.
1. Automatyczne dostosowanie zakresu wykresów i tabel przestawnych.
Często zdarza się tak, że mamy pewien zestaw danych, które pokazujemy np. na wykresie albo w tabeli przestawnej (albo na wykresie przestawnym). A potem okazuje się, że danych przybywa – kończy się kolejny miesiąc, dodawane są nowe rekordy, plik jest uzupełniany. Żeby zaktualizować wykres, należy wtedy powiększyć zakres danych ręcznie.
Jeśli natomiast zakres danych zamienimy na Tabelę Excela – dodawane dane pojawią się automatycznie na wykresie, w czasie rzeczywistym. Bez żadnej konieczności uzupełniania lub klikania ze strony użytkownika.
2. Formatowanie tabel
Wszyscy znamy osoby, które mają bardzo sprecyzowane zdanie na temat jedynego słusznego wyglądu tabel w Excelu: określony kolor nagłówka, czcionki, co drugiego wiersza. Innym – mniej radykalnym – wystarczy jeśli tabela będzie czytelna. Ja do kolorowania podchodzę pragmatycznie – chciałabym, żeby satysfakcjonowało odbiorców, a mnie nie zajmowało wiele czasu. Niezależnie od podejścia – warto wykorzystać formatowanie tabel. Excel udostępnia w karcie projektowania 60 predefiniowanych stylów kolorystycznych. Jeśli żaden z nich nam (ani naszemu zleceniodawcy) nie odpowiada – możemy zaprojektować własny (rozwijamy gotowe style klawiszem i wybieramy opcję „Nowy styl tabeli”). Podpowiedź: jeśli arkusz ze stylem niestandardowym zapiszemy jako szablon, dostarczanie przełożonemu idealnych tabelek stanie się przyjemne i zupełnie niekłopotliwe.
3. Formuły
Jeśli w ramach zakresu danych mamy potrzebę zastosowania formuły do wyliczenia jakichś miar lub przeformatowania jakichś danych, tabela Excela powoduje, że formuła wpisana w pierwszym wierszu, powiela się w kolejnych wierszach do końca tabeli oraz wpisywana jest do nowych rekordów. Modyfikacja formuły w pierwszym wierszu powoduje wprowadzenie tej samej korekty do wszystkich komórek w danej kolumnie.
Tabele mają wiele innych zalet takich jak filtrowanie czy automatyczny wiersz sumy. Mają też wady np. nagłówki muszą mieć 1 wiersz (inaczej drugi wiersz nagłówka będzie traktowany jako pierwszy wiersz danych), a formuły tablicowe, nomen omen, nie mogą być stosowane wewnątrz tabel Excela.
Podsumowując: w bardzo wielu przypadkach warto korzystać z Tabel Excela: zamiana zakresu danych na tabelę potrafi oszczędzić godzin pracy później.
