Sprawnie działająca firma to firma, w której dobrze działa system informatyczny. Przypomina on trochę zdrowie człowieka: „Szlachetne zdrowie, nikt się nie dowie, jako smakujesz, aż się zepsujesz.” Podobnie jest z komputerami w firmie. Dopóki wszystko działa poprawnie, nikt nie zajmuje się tematem komputerów. Tymczasem, tak, jak ze zdrowiem, korzystniejsza dla przedsiębiorstwa – a przede wszystkim o wiele tańsza – jest profilaktyka. Dlatego warto skorzystać z outsourcingu IT.
Na czym polega outsourcing IT?
Usługi outsourcingu IT to szerokie pojęcie obejmujące wsparcie zewnętrznej firmy informatycznej w zakresie administracji sieci i serwerów, codziennego wsparcia użytkowników (helpdesk), pomocy w zakresie planowania i zakupu sprzętu komputerowego oraz rozwiązań informatycznych. To także doradztwo związane z bezpieczeństwem informatycznym, przygotowaniem odpowiednich procedur, czy kontroli legalności oprogramowania. Specjaliści IT pomagają również w sytuacjach kryzysowych, np. odzyskują utracone dane.
Ile to kosztuje?
Cena usług outsourcingowych zależy od kilku czynników: liczby stacji roboczych i sprzętu komputerowego w firmie (komputery stacjonarne, laptopy, drukarki, serwery), maksymalnego czasu reakcji w razie zgłoszenia awarii (SLA – ang: service level agreement), liczby godzin serwisowych w abonamencie miesięcznym oraz czasu jaki chcesz, by specjaliści IT spędzali w Twojej firmie.
Dla mikroprzedsiębiorstw zatrudniających kilka osób taką usługę można znaleźć już od ok. 300 zł netto miesięcznie. W firmach zatrudniających kilkadziesiąt i więcej osób, w zależności od ustalonych warunków, ceny kształtują się na poziomie 3 000 – 6 000 zł netto miesięcznie. To mniej niż wynosi wynagrodzenie jednego pracownika.
Jak się przygotować do rozmowy z firmami IT?
Aby móc porównać oferty, jakie będą do nas spływać, trzeba się zastanowić nad kilkoma kwestiami. Pierwsza z nich, to jakie usługi są dla nas najważniejsze, z czym mamy w firmie największy problem. Na to należy położyć nacisk przy planowaniu zakresu usług, z jakich chcemy skorzystać.
Należy też przygotować się na pytania związane ze stosowanymi dotychczas rozwiązaniami IT, rodzajem oprogramowania na jakim pracuje się w firmie, sprzęcie, serwerach, użyciu sprzętu mobilnego.
O co pytać firmę IT?
Jak w przypadku każdego dostawcy, należy sprawdzić od jakiego czasu firma jest na rynku, jakie ma referencje i dotychczasowych klientów. Warto też wiedzieć, w jaki sposób obsługuje klienta, czy jest dedykowany opiekun firmy – klienta, czy obsługuje ją zespół specjalistów IT. Warto dopytać o ludzi, którzy bezpośrednio będą nas obsługiwać. Od ilu lat pracują w branży, jakie mają doświadczenie. Handlowiec zawsze jest otwarty, przyjazny i komunikatywny. Ludzie zajmujący się rozwiązywaniem problemów IT – już niekoniecznie. Bardzo miłym zwyczajem jest, gdy na spotkanie przychodzi również nasz przyszły opiekun. To z nim będziemy stale współpracować; warto go poznać przed podpisaniem umowy.
Poza tym spytajmy: w jakim czasie można rozpocząć współpracę? Co wchodzi, a co nie wchodzi w zakres usług? (np. układanie okablowania w firmie raczej nie wchodzi w zakres umowy ryczałtowej). Czy firma oprócz usług helpdesk przeprowadza audyty bezpieczeństwa, czy jest w stanie pomóc w przypadku utraty danych czy włamania do systemu informatycznego firmy? I na koniec – chociaż nie najmniej ważne – istotny jest tzw. czynnik ludzki: czy dobrze nam się rozmawia z przedstawicielem firmy, czy mówi on zrozumiałym językiem, czy rozumie nasze potrzeby?
Lepiej zapobiegać niż leczyć
Może Ci się wydawać, że wydawanie stałej kwoty co miesiąc to wyrzucanie pieniędzy.
Spróbuj jednak oszacować ile warty jest Twój spokój i bezpieczeństwo Twojej firmy. Sprawdź, czy w razie problemów możesz pozwolić sobie na przestoje w pracy i ile one będą Cię kosztować.
W przypadku np. utraty danych, czy wykradzenia ich z firmy, koszty związane z naprawieniem strat będą nieporównywalnie wyższe niż umowa z firmą outsourcingową.
Tak, jak ze zdrowiem – lepiej się zdrowo odżywiać, ćwiczyć, wysypiać – tak samo jest z firmą – lepiej stale dbać o zasoby informatyczne, na bieżąco reagować na pojawiające się potrzeby, czy wymieniać sprzęt, który może się za chwilę zepsuć, niż na gwałt opanowywać awarię, która nie tylko zaburza codzienne funkcjonowanie firmy, ale i generuje dodatkowe, często bardzo wysokie koszty.
